1. Introduction
Cette note s’adresse aux consultants partenaires et à leurs gestionnaires de compte (sociétés de portage ou équivalents), dans le cadre de leurs missions opérées via Novancy Consulting – Maroc.
Elle vise à clarifier les règles de préparation, de validation et de dépôt des feuilles de temps (timesheets), dans une logique d’amélioration continue de nos processus de facturation et de support.
⚠️ En cas de divergence entre le contenu de cette note d'une part, et les clauses de vos documents contractuels (Contrat, Bon de Commande, etc.) de l'autre part, les documents contractuels font foi.
2. Contexte
Depuis septembre 2023, deux ajustements clés ont été introduits pour renforcer la fluidité et la traçabilité des échanges mensuels :
- Nouveau modèle de feuilles de temps standardisé
- Canal de transmission unique par e-mail
Ces mesures visent à garantir un traitement plus rapide de vos pièces justificatives et à optimiser le cycle de facturation.
3. Qu’est-ce qu’une Feuille de Temps ?
La feuille de temps, également appelée Timesheet, CRA (Compte Rendu d’Activité), ou encore fiche d’activité, est un document de référence permettant à un consultant de déclarer ses jours ou heures travaillés sur une période donnée — généralement mensuelle.
Dans les missions en régie, ce document est obligatoire et sert à :
- Attester du temps effectivement passé sur le projet
- Valider la prestation auprès du client
- Déclencher la facturation mensuelle
- Assurer un suivi contractuel du Bon de Commande (BC)
4. Modèle de Feuille de Temps
Novancy met à disposition un modèle standardisé de feuille de temps au format Excel. Ce modèle détaille les jours travaillés et les activités réalisées durant le mois de prestation.
La feuille de temps doit être renseignée et soumise à la validation du client : validation par email et/ou signature, selon l'exigence spécifique à chaque client.
Veuillez cliquer sur le lien suivant pour télécharger le modèle de TS :
⚠️ À noter : si le Client impose l’usage d’un format propre, son modèle sera utilisé en priorité.
5. Validation par le Client
Pour certains clients, la validation de la TS nécessite, en plus de la signature, un email de validation émanant du chef de projet.
Ce courriel devra contenir un tableau de synthèse clair, par exemple :
Consultant-e | BC et Projet | Période | Charge consommée JH | CP validateur-trice |
6. Délais de dépôt recommandé
Afin de garantir un traitement optimal de votre facturation, nous recommandons fortement de :
- Soumettre votre TS au plus tard le 5 du mois suivant la période concernée
- Transmettre votre facture correspondante dans un second temps (ou simultanément)
Un dépôt tardif peut retarder les étapes de traitement et de règlement.
7. Adresse email unique
Depuis le 30 août 2023, une adresse unique est dédiée à la réception de vos documents : [email protected]
Tous les envois de feuilles de temps validées et de factures électroniques doivent passer exclusivement par ce canal.
Ce processus garantit un meilleur suivi, une traçabilité centralisée et une priorisation de traitement.
8. FAQ
N’hésitez pas à contacter votre Delivery Director habituel pour toute demande liée à la feuille de temps, au modèle utilisé ou au processus de dépôt.
Oui. Toute période de prestation, même partielle, doit faire l’objet d’une feuille de temps, afin de garantir la transparence et la bonne gestion des jours consommés sur le Bon de Commande.
Oui, si le client l’exige expressément, son modèle sera prioritaire.
Cependant, il est recommandé compléter en parallèle l’onglet “Consolidé” du modèle Novancy, pour assurer un suivi homogène en interne.
Toutes les feuilles de temps validées doivent être envoyées à : [email protected]. Toute transmission via une autre adresse ou canal (WhatsApp, e-mail personnel...) ne sera pas prise en compte officiellement.
La feuille de temps d’un mois donné doit être déposée au plus tard le 5 du mois suivant. Exemple : la TS de mars doit être envoyée avant le 5 avril.
La validation doit être effectuée par le chef de projet côté client, ou tout autre référent désigné. La signature manuscrite ou électronique est acceptée.
Dans certains cas, un email de validation émanant du client pourra être requis.
Non, il suffit d’envoyer la TS validée à l’adresse email prévue. En revanche, si un retard est à prévoir (absence du client, décalage de signature...), prévenez votre Delivery Director au plus vite.
Non. La facture ne sera considérée que si la feuille de temps du mois est validée et transmise. Toute facture sans TS validée sera rejetée.
Il est recommandé de :
- Relancer poliment votre interlocuteur client sous 48h.
- En cas de blocage persistant, informer immédiatement votre Delivery Director afin qu’il puisse intervenir ou proposer une solution alternative (email de confirmation, validation a posteriori, etc.).
Le modèle de Novancy est basé sur des jours-hommes (JH), arrondis à 0,25 jour minimum. Si le Client travaille en heures, convertissez au format jour sur la base de la règle en vigueur (souvent : 1 jour = 8h).
Oui, les signatures électroniques sont acceptées (DocuSign, Adobe Sign, signature scannée, etc.), tant qu’elles proviennent d’un contact client officiel.
Oui, mais uniquement en cas d’erreur manifeste. Toute version corrigée devra :
- Être de nouveau validée par le client
- Porter la mention "version corrigée du [date]"
- Être envoyée en remplacement de la précédente
Oui, c’est même recommandé lorsque les deux documents sont prêts. Assurez-vous que les deux pièces sont bien nommées, lisibles et validées avant l’envoi.
Une transmission tardive :
- va retarder votre facturation
- Et donc décaler la date de paiement de votre prestation Pensez à prévenir en amont votre Delivery Director si vous rencontrez des difficultés.
9. Vous-avez d'autres questions ?
N’hésitez pas à contacter votre Delivery Director habituel pour toute demande liée à la feuille de temps, au modèle utilisé ou au processus de dépôt.
10. Historique des modifications
- Création : 01 Décembre 2022
- Dernière mise à jour : 6 Avril 2025.