Code de conduite et d'éthique

Dernière mise à jour : 12 September 2022  

Le Code éthique contient l'énoncé des principes généraux de légalité, équité, transparence et intégrité morale qui représentent la condition nécessaire pour le développement de l’activité de Novancy Consulting et pour la réalisation des objectifs productifs que la société se pose.

Ce document est conçu comme la base pour la consolidation des principes éthiques à l’intérieur de la société ainsi qu’un moyen pour garantir et soutenir la bonne réputation de l'entreprise. Cet ensemble de principes, droits, devoirs et responsabilités à l'égard desquels Novancy Consulting entre en relation, se propose de fixer des normes de conduite visant à en orienter la conduite.

L'entreprise s’engage de se conformer aux préceptes du Code et d'avoir des standards élevés de conduite dans les affaires, marquées à l’intégrité et loyauté sans conflits d'intérêts personnelles et de l’entreprise.

Novancy Consulting communiquera la charte des valeurs et le code d’Éthique aux personnes et institutions avec lesquelles il entretient des relations professionnelles ou de partenariat : clients, fournisseurs, prestataires, autorités gouvernementales, médias, etc..

Notre système de valeur

1. Confidentialité

Cette valeur, qui fait partie du code de conduite de nos activités, est stratégique pour nos clients. En conséquence, les publications de NOVANCY ONE auprès de ses abonnés et partenaires et les informations qui leurs sont communiquées sont réalisés dans le strict respect du secret professionnel.

En particulier, chaque collaborateur de NOVANCY ONE veille à la protection des données et informations à caractère confidentiel dont il a connaissance, conformément aux clauses de la Charte interne de confidentialité, qui reste extensible pour couvrir les éventuelles spécificités de chaque client.

2. Innovation

Les métiers du recrutement, coaching et développement des carrières sont intimement liés au développement des business, qui sont eux-même liés à un contexte économique et financier en pleine révolution. Savoir adapter nos offres et services au regard de cette évolution est légitime et garant d’une innovation constante.

3. Indépendance

NOVANCY ONE est reconnu pour son indépendance. Cette valeur partagée avec nos clients est gage d’un conseil juste et impartial.

4. Qualité des Services

La qualité de nos services repose sur deux principes complémentaires : le partage et la discussion entre nos consultants, de façon à ce que la subjectivité individuelle soit remplacée par l’homogénéité de l’équipe et le contrôle et la validation par le client, car sa satisfaction est notre priorité.

5. Partenariat Client à Long Terme

Les Consultants de NOVANCY ONE s’engagent à se rendre toujours disponible pour vous satisfaire.

Parce que vos besoins évoluent avec le développement de votre business, NOVANCY ONE vous accompagne sur le long terme en tissant une relation pérenne basée sur l’écoute et axée sur votre satisfaction.

6. Engagement de résultat

Un partenariat qui s’inscrit dans la durée, c’est probablement la meilleure définition du type de relation que nous voulons établir avec vous !

Notre priorité est de mettre tout notre savoir-faire et notre expérience à votre disposition, pour apporter des réponses concrètes et rapides à vos demandes d’accompagnement.


Politique de lutte contre la corruption du Groupe

OBJET

Novancy Consulting est une entreprise internationale qui mène des activités commerciales et opérationnelles dans plusieurs pays et juridictions. Novancy Consulting s’engage à conduire toutes ses activités dans le monde en toute honnêteté, équité, transparence et déontologie, en respectant toutes les dispositions légales et réglementaires en vigueur. 

Novancy Consulting a pour règle de se conformer à toutes les législations de lutte contre la corruption applicables, dont la Loi réprimant les pratiques de corruption des agents publics étrangers (Foreign Corrupt Practices Act) en vigueur aux États-Unis, la Loi de prévention et de répression de la corruption (Bribery Act) en vigueur au Royaume-Uni et toutes les dispositions légales, civiles ou locales régissant la lutte contre la corruption. Le Groupe s’engage par ailleurs à ne pas se livrer à des activités de corruption. Novancy Consulting ne tolère aucune forme de corruption et/ou de pot-de-vin dans le cadre de ses activités. De plus, dans les contrats conclus avec ses clients, Novancy Consulting impose l’adhésion à une politique de lutte contre la corruption analogue au sien. Il est donc essentiel que la présente Politique soit systématiquement et constamment observée dans l’intérêt commercial et opérationnel de Novancy Consulting. 

Bien que la présente Politique vise à être aussi complète que possible, aucune politique ne peut anticiper toutes les situations. En conséquence, toute question qui ne serait pas traitée dans les présentes, doit être soumise au Directeur juridique ou au Directeur financier du Groupe. 


CHAMP D’APPLICATION ET MISE EN ŒUVRE : 

La présente Politique interdit les paiements illicites et contraires à l’éthique et à la déontologie en faveur d’agents publics ou de parties non-gouvernementales. La présente Politique s’applique à toutes les sociétés du groupe Novancy Consulting, quel que soit le lieu où elles opèrent, ainsi qu’à tous les dirigeants, administrateurs, membres du personnel et entrepreneurs/conseils extérieurs de ces sociétés qui doivent : 

  • lire, connaître et comprendre la présente Politique, et demander des éclaircissements sur son contenu si nécessaire ; 

  • dans son cadre professionnel, observer et faire observer la présente Politique et s’attacher à comprendre ce qui risque de constituer une infraction à celui-ci ; 

  • participer aux séances de formation ou de sensibilisation organisées par Novancy Consulting en rapport avec la présente Politique ou avec les aspects sous-jacents traités dans celui-ci ; et 

  • signaler immédiatement toute(s) infraction(s) suspectée(s) à la présente Politique, que cette ou ces infractions surviennent dans son cadre professionnel ou non. 

Toutes violations de la présente Politique ou toutes questions ou préoccupations suscitées par le bien-fondé d’une transaction prévue ou en cours qui est régie par la Politique, doivent être adressées sans tarder au Service juridique de Novancy Consulting, ou à un Président régional ou à un Directeur général qui soumettra lui-même l’affaire en cause au Service juridique. 


ACTIONS ET MESURES GÉNÉRALES INTERDITES : 

Les membres du Personnel ou les Tiers Associés de Novancy Consulting ne sauraient donner, proposer, promettre, demander ou approuver directement ou indirectement le paiement de Toute Chose de Valeur à un Agent public dans le but d’influencer un acte ou une décision qu’il appartient à ce dernier de prendre en sa qualité d’agent public et d’obtenir ainsi ou de conserver un marché pour ou avec Novancy Consulting, ou de s’assurer tout avantage commercial ou professionnel. 

Les membres du Personnel ou les Tiers Associés de Novancy Consulting ne sauraient donner, proposer, promettre, demander ou approuver directement ou indirectement le paiement de Toute Chose de Valeur à un Partenaire Commercial afin de susciter de sa part ou de récompenser un comportement qui est illicite, contraire à la déontologie et à l’éthique ou qui consiste à violer une obligation. 

Les membres du Personnel ou les Tiers Associés de Novancy Consulting ne sauraient donner, proposer, promettre, demander ou approuver directement ou indirectement un paiement dans le cas où ils savent ou ont toutes les raisons de suspecter qu’une partie de ce paiement sera utilisée à l’une ou à certaines des fins décrites ci-dessus. 

Les membres du Personnel ou les Tiers Associés de Novancy Consulting ne sauraient demander, recevoir ou s’engager à recevoir directement ou indirectement Toute Chose de Valeur raisonnablement susceptible d’être considérée comme un pot-de-vin ou une incitation contraire à l’éthique et à la déontologie. 


Aux effets de la présente Politique, les définitions suivantes s’appliqueront : 

« Toute Chose de Valeur »  doit être interprété dans son sens large et inclut non seulement la trésorerie ou les équivalents de trésorerie, mais également les réceptions et divertissements, repas, boissons, voyages, hébergements, cadeaux, remises, l’utilisation de matériels, d’installations ou d’équipements, les opportunités d’investissement, les prestations d’assurances, les contributions faites et les cotisations versées à des partis politiques et à des organisations caritatives, la promesse d’un emploi futur et/ou tout autre avantage, financier ou autre. 

« Partenaire commercial »  doit être interprété dans son sens large et inclut non seulement un administrateur, un dirigeant, un employé, un agent ou courtier d’un client, d’un fournisseur ou d’un concurrent (ou d’un client, fournisseur ou concurrent potentiel), mais également toute autre personne avec laquelle Novancy Consulting a ou est susceptible d’avoir une relation d’affaires et qui n’agit pas au nom et pour le compte de Novancy Consulting. 

« Personnel de Novancy Consulting »  désigne les administrateurs, dirigeants et employés de Novancy Consulting, ainsi que ses entrepreneurs, conseils, le personnel de ses agences, les personnes détachées et les bénévoles. 

« Agent public »  doit être interprété dans son sens large et inclut : 

•  tout employé ou responsable : 

    • d’un gouvernement, d’un État ou d’un service public, d’une agence publique ou d’un service ou département public de tout niveau (par exemple local, régional ou national) ; 
    • d’une organisation internationale publique (par exemple l’Organisation des Nations Unies ou la Banque Mondiale) ; 
    • d’une entreprise dont l’État détient la propriété, assure l’exploitation ou possède le contrôle majoritaire ; 
  • les membres de familles royales ; 

    tout parti politique, responsable d’un parti politique ou candidat à une fonction 

    politique ; 
  • toute autre personne agissant officiellement au nom de l’une des entités supervisées.

Un fonctionnaire qui prétend agir à titre privé ou qui rend des services non rémunérés ne cesse pas pour autant d’avoir la qualité d’Agent public et doit être considéré comme tel. 

En outre, les avantages et prestations accordés à un membre de la famille, à un ami proche ou à un partenaire en affaires proche d’un Agent public pourront être considérés comme un avantage accordé à cet Agent public. 
« Tiers Associé »  désigne une personne ou une entité engagée par Novancy Consulting aux fins d’agir au nom et pour le compte de Novancy Consulting, et peut inclure (à titre indicatif et non exhaustif) ses agents, sous-traitants, conseils, courtiers, avocats et comptables. 
Veuillez vous reporter à l’ Annexe 1  à la présente Politique, qui présente des situations courantes où l’on doit se poser la question du bien-fondé des mesures, actions ou demandes que l’on envisage de prendre, entreprendre ou faire. 

PAIEMENTS DE FACILITATION : 

Les paiements de facilitation sont des paiements modestes, officieux, effectués aux fins d’obtenir plus facilement ou plus rapidement des services ou des mesures courants mais indispensables, qu’un Agent public a normalement l’obligation de fournir ou de prendre. La présente Politique n’autorise aucun paiement de facilitation de quelque nature que ce soit, sauf ceux qui ont fait l’objet d’une  autorisation préalable écrite  du Directeur juridique du Groupe. Seul le Directeur juridique du Groupe pourra donner cette autorisation, et ceci dans des circonstances rares et exceptionnelles uniquement. 

S’il donne cette autorisation, le Directeur juridique du Groupe en informera le supérieur hiérarchique compétent qui devra faire enregistrer ce paiement avec exactitude dans les livres et registres pertinents de Novancy Consulting, et joindre les documents justificatifs à l’appui, en ce compris l’autorisation écrite, aux dossiers correspondants. 

Un paiement de facilitation pourra être effectué sans l’autorisation préalable écrite du Directeur juridique du Groupe dans la seule circonstance exceptionnelle où la vie ou la liberté du Personnel de Novancy Consulting est menacée. Dans un tel cas, un paiement de facilitation pourra être effectué sans autorisation préalable, mais il devra cependant être signalé au Directeur juridique du Groupe dès que possible par la suite. Tout paiement de cet ordre devra de plus être consigné avec exactitude dans les livres et registres correspondants de Novancy Consulting. 


À titre d’exemple : 

  • Payer des droits rehaussés prévus dans un barème officiel pour 

    accélérer le traitement d’un visa est permis, car il ne s’agit pas d’un paiement de facilitation. 
  • Effectuer un paiement officieux à un Agent public, comme moyen 

    d’accélérer le traitement d’une licence commerciale n’est pas permis car il s’agit d’un paiement de facilitation. 
  • Effectuer un paiement officieux en faveur d’un Agent public comme 

    moyen d’accélérer les départs depuis un pays où la situation politique locale se dégrade si vite qu’il devient dangereux de rester dans ce pays est permis dans les limites des termes de l’exception susvisée, sous réserve d’en notifier ultérieurement le Directeur juridique du Groupe. 


MARQUES D’HOSPITALITÉ : 

Sous réserve d’être données et reçues d’une façon raisonnable et habituelle, les marques d’hospitalité (divertissements, réceptions) sont indissociables des activités de Novancy Consulting. Les marques d’hospitalité sont permises si leur valeur est modeste, si elles sont proportionnées et si elles tendent soit à améliorer l’image de Novancy Consulting, soit à mieux présenter ses services soit à instaurer et entretenir des relations cordiales sous réserve, toutefois, qu’elles soient autorisées par ailleurs par toute politique applicable régissant les dépenses. Cependant, les cadeaux ne doivent jamais être proposés ou offerts dans le but d’exercer une influence indue ou en escomptant une réciprocité. Il conviendra de faire preuve d’une vigilance particulière à cet égard pendant les périodes où l’organe public ou le Partenaire commercial a commencé un processus d’achat de services, auquel Novancy Consulting participe ou compte participer. Novancy Consulting s’attache à éviter de donner ne serait-ce que l’impression d’une impropriété des actes de son personnel ou de ses Tiers Associés. 

Le personnel de Novancy Consulting doit systématiquement observer le Code de déontologie et d’éthique de Novancy Consulting. Tout cadeau autre que ceux d’une valeur égale ou inférieure à 50 USD, reçu d’un Agent public ou d’un Partenaire commercial, s’il n’est pas restitué au donateur, doit être signalé au Directeur juridique du Groupe. 

Il est interdit aux Tiers Associés de proposer, d’offrir, de demander ou de recevoir, pour le compte et au nom de Novancy Consulting, toute forme de cadeau ou toute marque d’hospitalité de quelque valeur que ce soit qui n’aurait pas été préalablement approuvée par écrit par le Directeur juridique du Groupe. 


CONTRIBUTIONS, COTISATIONS ET PARRAINAGES EN FAVEUR D’ENTITÉS POLITIQUES/ D’ORGANISATIONS CARITATIVES : 

Il n’est pas permis de payer des cotisations ou des contributions pécuniaires sur des fonds appartenant à Novancy Consulting à des candidats à une fonction politique, à des responsables de partis politiques ou à des partis politiques, sauf si ces contributions ou cotisations ont été préalablement approuvées par écrit par le Directeur juridique du Groupe ou par le Directeur financier du Groupe, qui pourront chacun consulter le Président-directeur général sur ce point. 

L’interdiction visée ci-dessus porte uniquement sur l’utilisation de fonds ou d’avoirs appartenant à Novancy Consulting. Elle ne cherche pas à dissuader le Personnel de Novancy Consulting de faire des contributions pécuniaires ou de verser des cotisations ou d’autres paiements à des partis, leaders, candidats ou comités de leur choix. Le personnel de Novancy Consulting ne saurait toutefois se faire rembourser, dans quelque circonstance que ce soit, leurs contributions ou cotisations personnelles. 

Le Personnel de Novancy Consulting doit être également conscient que certains dons ou parrainages accordés à des œuvres caritatives peuvent être considérés comme un don à caractère politique. Il conviendra d’être particulièrement attentif à la nature de l’œuvre caritative, à son objet et à ses adhérents/partisans lorsque l’on envisagera un don en sa faveur sur les fonds de Novancy Consulting. Si l’on doute du bien-fondé d’un don ou d’un parrainage compte tenu du contenu et de l’esprit de la présente Politique, il conviendra de consulter sur ce point le Directeur juridique du Groupe ou le Directeur financier du Groupe Novancy Consulting. 


TENUE DES LIVRES / CONTRÔLES INTERNES : 

Tous les livres et registres de Novancy Consulting doivent être sincères et exacts sans exception et ses comptes doivent rendre une image fidèle de ses transactions et activités. Novancy Consulting dispose d’un système de contrôles comptables internes dont la conception et la mise à jour assurent que toute l’activité financière et les transactions de Novancy Consulting sont enregistrées conformément aux normes comptables imposées à toute société américaine cotée en bourse. Les récépissés et les demandes de paiements doivent être consignés avec exactitude et en donnant des précisions suffisantes pour que la transparence soit totale. 

Nonobstant ses règles et normes comptables existantes, les contrôles internes de Novancy Consulting donnent les assurances suivantes : 

  • Les transactions de la Société ont été dûment autorisées par l’encadrement compétent ; 

  • L’accès aux biens de la Société est limité et nécessite une autorisation devant être délivrée par l’encadrement compétent ; et 

  • toutes les transactions sont enregistrées de la façon nécessaire pour que les états financiers de Novancy Consulting soient présentés avec équité et de manière à permettre de constater les biens et actifs de Novancy Consulting. 

    Aucune des clauses du présent Article ou de la présente Politique n’a pour but de modifier, de changer ou d’annuler et remplacer des règles comptables et des normes de contrôle technique existantes et en vigueur à tout moment au sein de Novancy Consulting, dont le but est également de promouvoir un enregistrement exact et transparent de toutes les transactions et activités de l’entreprise.


TIERS ASSOCIÉS:

Novancy Consulting n’engagera un Tiers Associés qu’après avoir procédé à une enquête de contrôle préalable (due diligence) et sur la seule base d’un contrat écrit stipulant les termes de l’engagement. Tous les Tiers Associés sont tenus d’attester par écrit qu’ils ont lu et compris la présente Politique et toute autre politique applicable et qu’ils s’engagent à adhérer à ceux-ci. 


DEMANDES FAITES PAR DES AGENTS PUBLICS OU PAR DES PARTENAIRES COMMERCIAUX : 

Toute demande faite en vue de faire remettre ou virer par Novancy Consulting (ou par un Tiers Associé transigeant au nom et pour le compte de Novancy Consulting) Toute Chose de Valeur à un Agent public ou à un Partenaire commercial doit immédiatement être signalée au Directeur juridique du Groupe. Ces remises ou virements ne sauraient être convenus sans l’autorisation écrite préalable du Directeur juridique du Groupe. 


SIGNALEMENT, RAPPORT : 

Si un membre du Personnel ou un Tiers Associé de Novancy Consulting prend connaissance d’une infraction (ou d’une infraction suspectée) à la présente Politique et/ou aux lois relatives à la lutte contre la corruption et/ou à toute procédure de Novancy Consulting à suivre pour lutter contre la corruption, il doit le signaler au Service juridique de Novancy Consulting, au Président régional de sa région ou au Directeur général de son unité qui, à son tour, en fera rapport au Directeur juridique du Groupe. Le personnel de Novancy Consulting pourra autrement signaler les infractions suspectées en utilisant la ligne d’alerte de la Société, dont le numéro est le 1-888-475-8391. 

Tout signalement effectué donnera lieu à une enquête menée par le Directeur juridique du Groupe, et le Personnel de Novancy Consulting ainsi que les Tiers Associés intéressés devront coopérer sans réserve à cette enquête. Novancy Consulting ne permet ni les mesures de rétorsion ni les représailles de quelque nature que ce soit à l’encontre des membres du Personnel de Novancy Consulting ou des Partenaires tiers qui auront signalé une infraction ou une infraction suspectée à la présente Politique de bonne foi. 

Le défaut de signalement d’une infraction suspectée ou connue à la présente Politique, constitue un manquement considéré comme une infraction à la présente Politique. 


SANCTIONS ET DISCIPLINE : 

Novancy Consulting peut être passible de graves sanctions pénales ou civiles au motif de violations des législations relatives à la lutte contre la corruption. Les membres du personnel de Novancy Consulting ou ses Tiers Associés qui auront enfreint la présente Politique pourront être passibles de sanctions personnelles pénales et/ou civiles, y compris d’une peine d’emprisonnement et d’amendes illimitées qui ne leur seront pas remboursées par Novancy Consulting. 

Tout membre du personnel de Novancy Consulting qui enfreindra la présente Politique sera le cas échéant passible de mesures disciplinaires infligées par Novancy Consulting, qui pourront aller jusqu’au licenciement pour faute grave, cette sanction comprise. 

Tout Tiers Associé qui enfreindra la présente Politique pourra voir son contrat avec Novancy Consulting résilié et tous les paiements suspendus immédiatement. 


AUDIT : 

Le Comité d’Audit de Novancy Consulting fera contrôler l’application de la présente Politique par le Service d’audit interne 


ATTESTATIONS : 

Sur demande du Directeur juridique du Groupe ou de son supérieur, tout membre du Personnel de Novancy Consulting ou Tiers Associé est tenu d’attester par écrit : 

  • qu’il a lu et compris la présente Politique et les procédures de Novancy Consulting de lutte contre la corruption ; 

  • qu’il se conforme et continuera de se conformer à la présente Politique et auxdites procédures ; 

  • qu’il n’a connaissance d’aucune infraction à la présente Politique et/ou aux procédures qui le complètent ; et 

  • qu’il signalera immédiatement toute infraction ou infraction suspectée à la présente Politique et/ou aux procédures de lutte contre la corruption définies par Korn Kerry, au Service juridique du Groupe Novancy Consulting ou au Président régional de sa région ou au Directeur général de son unité qui en fera lui-même rapport au Service juridique.

QUESTIONS : 

Novancy Consulting encourage une communication franche, un retour d’expérience et un débat ouverts sur tous les aspects concernant la présente Politique. En cas de doute sur les sujets traités par la présente Politique, le Personnel de Novancy Consulting et ses Tiers Associés sont invités à chercher de leur propre initiative à se faire conseiller et expliquer la meilleure marche à suivre. Toute question concernant la Politique, les procédures qui le complètent ou toute disposition légale relative à la lutte contre la corruption doit être adressée au Service juridique de Novancy Consulting, ou au Président régional pour la région ou au Directeur général de l’unité qui en feront eux-mêmes rapport au Service juridique. Le Personnel de Novancy Consulting ne saurait être réprimandé pour avoir soulevé des questions légitimes ou pour avoir demandé conseil sur une transaction commerciale.