Gérer son propre planning: mode d'emploi


Aujourd’hui, nous nous retrouvons de plus en plus face à une vie marquée par la rapidité, la complexité et  la saturation de nos agendas et des tâches qui sont toujours urgentes .

Le temps est une ressource épuisable, chaque jours on perd des heures et des minutes vitales capable de changer notre destin. Beaucoup de gens regrette de ne pas profiter du temps dans une période donnée de leurs vie, en effet une très bonne gestion de temps  peut aider à atteindre vos objectifs et réaliser tout ce que vous voulez faire.

La gestion de temps est primordiale en tant personnel que professionnel, en appliquant certains règles de gestion de temps  de base vous allez accomplir les tâches dans les délais prévues ainsi que d’éliminer certains voleurs de temps.

la question qui se pose est comment bien gérer notre temps dans un environnement turbulent.

Dans cet article nous essayons de vous lister quelque conseils clés pour planifier vos agendas à bon escient.

Prioriser vos tâches:

Le temps est l’une des ressources rares, pour l’économiser et le bien gérer, il est crucial de savoir prioriser  certaines activités ou tâches . Mais qu’est ce qu’on entend par le terme “prioriser “ ? Le site linternaute.com donne une excellente  définition à ce terme, il le définie comme étant  l'action par laquelle différentes étapes de la réalisation d'un projet ou d'une tâche vont être classées par leur ordre d'importance, afin de traiter les plus urgentes en premier.

Pour la réussite de vos projets et vos missions, il est très judicieux de savoir quelle tâche vous devez la placer l’une  avant l’autre selon un ordre de degré  d’importance et d’urgence. Ainsi, vous pouvez éviter le gaspillage du temps, des ressources en plus de l'énergie dans la réalisation des tâches mineurs qu’on peut les effectuer dans un autre temps.

Il est nécessaires de distinguer l’urgent de l’important, une tâche importante n’est pas forcément une tâche urgente est vice versa comme Eisenhower  l’a dit: « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. 

Pour parvenir à la différenciation entre l’urgent et l’important, on devra faire appel  à une méthode d’organisation propriétaire de  Dwight David Eisenhower, le 34e président des Etats-Unis; En effet, la matrice d'Eisenhower a été créé dans le but  d'aider les gens à prioriser leurs tâches et les rendre ainsi plus productif. Il s'agit d'un outil d'analyse qui permet de classer les tâches à effectuer en fonction de leur importance et de leur urgence.

Comme vous pour le constater la matrice d'Eisenhower se compose de 2 axes  à savoir  l'importance et l'urgence.

On retrouve donc 4 cases dans lesquelles Eisenhower a  classé les différentes types de tâches ainsi qu’une recommandation proposée pour chaque case   :

  1. Celles qui sont importantes et urgentes ;

  2. Celles qui sont non-importantes et urgentes ;

  3. Celles qui sont importantes et non-urgentes ;

  4. Celles qui sont non-importantes et non-urgentes

Programmer que quelques tâches importantes par jours 

Pour plus d’efficacité, il est conseillé de planifier dans vos agendas  seulement quelques tâches importantes par journée, généralement, il vaut mieux ne pas dépasser  pas les cinq tâches.

En revanche, si vous avez seulement des activités banales, vous pouvez ajouter d’autres missions, sans oublier de mettre les tâches les plus importantes en têtes de votre  agendas.

Transformer le complexe  pour le rendre plus simple

Si vous avez des tâches plus complexe, il est est nécessaires d'essayer de les décomposer en petites tâches élémentaires.

 Cette technique vous permettra de surmonter les difficultés ainsi que réaliser ces tâches dans des les brefs délais, et par voie de conséquences, les achever avant les délais prévus.

N’en doutez pas. Avancer à petit pas est une excellente manière d’apprendre à s’organiser et de ne pas remettre à plus tard.

Estimer le temps passé pour chaque tâche

Pour progresser dans vos projet,vous devez tenter de calculer combien chaque tâche vous demande de temps.

ça nous arrive tout le temps de penser qu’on va finir une tâche dans deux heures par exemple , alors en réalité on passe beaucoup de temps que prévue.

Donc, il faut prendre l’habitude de noter combien chaque tâche dure, et par voie de conséquence, vous pourrez y référer si  vous aurez  des activités similaires à ceux que vous étiez confronté dans le passé.

Pour les nouveaux missions, vous devez checker les anciens activités   qui correspondent à ces derniers  afin de trouver celles qui sont en adéquation.

Finir chaque tâche avant de passer à une autre

La plupart de gens essaie de faire plusieurs tâches à la fois, on qualifie cette  pratique comme non fructueuse et ne permet pas de générer le livrable dans le délai.

Pour éviter tout risque de dispersion, il vaut mieux de faire une chose qu'à la fois que d’exercer des multitâches  ou de passer d’une tâche à une autre sans la terminer.

A vous de jouer

La gestion de temps est une  question de  d’habitude, d'outils et d’organisation.
Par l’application de certaines méthode de planification vous pouvez rapidement améliorer votre organisation et travailler mieux.   

Gérer son propre planning: mode d'emploi
Amine Rhazli 8 juillet, 2020
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